Een kwartaalanalyse is essentieel om de prestaties van je bedrijf te meten en om te bepalen welke acties je kunt nemen om je doelen te bereiken. Door regelmatig een kwartaalanalyse uit te voeren en een plan te maken voor de komende kwartalen, kun je ervoor zorgen dat je bedrijf op koers blijft en succesvol blijft als zelfstandig ondernemer.
Dan heb ik een aantal handige tips voor jou om een kwartaalanalyse te doen voor je bedrijf.
Stap 1: Verzamel je gegevens
Om te beginnen, verzamel al je financiële gegevens van het afgelopen kwartaal.
Ikzelf gebruik hiervoor de volgende gegevens van mijn bedrijf:
Omzet: het totaalbedrag aan inkomsten dat mijn bedrijf in het afgelopen kwartaal heeft gegenereerd.
Kosten/uitgaven: het totaalbedrag aan uitgaven dat mijn bedrijf in het afgelopen kwartaal heeft gemaakt.
Winst: het verschil tussen de omzet en de kosten. Hierdoor weet ik wat ik ‘netto’ overhoud per maand.
Cashflow: het totaalbedrag aan geld dat in en uit je bedrijf is gegaan in het afgelopen kwartaal.
Naast mijn financiën analyseer ik Google Analytics- en social media-statistieken en advertentie statistieken. Hierdoor weet ik bijvoorbeeld welke Social Media content aanslaat, door welke activiteiten ik bezoekers naar mijn website krijg, welke advertenties zorgen voor leads en klanten en welke pagina’s op mijn website het beste worden bekeken.
Bij veel ondernemers merk ik dat deze gegevens regelmatig in een analyse worden vergeten. Om een volledig beeld van je bedrijfsprestatie te krijgen zal ik echter iedereen aanraden om hiermee aan de slag te gaan.
Stap 2: Analyseer je gegevens
Als je alle gegevens hebt verzameld ga je aan de slag met het analyseren ervan. Dit helpt je enorm om kansen en bedreigingen te identificeren, zoals veranderingen in de markttrends, nieuwe concurrenten, en kostenbesparingen.
Cijfers maken het tevens mogelijk om als ondernemer objectief naar je eigen bedrijf te kijken.
Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen zijn:
- Is de omzet gestegen, gedaald of gelijk gebleven ten opzichte van het vorige kwartaal?
- Zijn de kosten gestegen, gedaald of gelijk gebleven ten opzichte van het vorige kwartaal?
- Is de winst gestegen, gedaald of gelijk gebleven ten opzichte van het vorige kwartaal?
- Is de cashflow positief of negatief? Hoeveel geld staat er op de bank?
- Zijn er veranderingen in de balans te zien?
Bekijk wat goed ging en wat minder goed ging. Lig je op koers wat je jaarplan en omzetdoel betreft? Misschien heb je wel een super goed verkopende maand gehad, maar zijn je advertentiekosten de pan uitgerezen. Of misschien merk je dat je meer website bezoekers hebt, maar dat deze bezoekers niet tot conversies leiden. Allemaal zaken die je als ondernemer wilt weten. Anders kan je namelijk niets hieraan veranderen. Wat mij helpt bij het analyseren en relatieveren van alle verzamelde cijfers is het vergelijken met voorgaande kwartalen. Wijken ze (positief of negatief) af van voorgaande kwartalen en welke conclusie kan ik hieruit trekken.
Stap 3: Maak een plan voor de komende kwartalen
Op basis van de gedane kwartaalanalyse kun je nu een plan maken voor de komende kwartalen.
Ik begin altijd met het stellen van nieuwe doelen. Per kwartaal stel ik niet meer dan 3 doelen, anders is het voor mij niet overzichtelijk en raak ik mijn focus kwijt. Dit is echter voor elke ondernemer weer anders.
Qua omzetdoel hou ik rekening met eventuele omzet die ik afgelopen kwartaal ben misgelopen of met een omzetgroei indien met omzet is gestegen. Als mijn kosten zijn gestegen, kijk ik (afhankelijk van de oorzaak van de kostenstijging) of ik efficiënter kan werken of misschien op een aantal kosten kan besparen.
Na het bepalen van de doelen voor het komende kwartaal bedenk ik alle acties die nodig zijn om deze te bereiken. In eerste instantie formuleer ik de acties zo gedetailleerd mogelijk. Bijvoorbeeld het aantal salesgesprekken per maand of de precieze marketingactiviteiten, of welke processen ik verbeter om mijn bedrijf nog efficiënter in te richten. Pas daarna ga ik aan de slag met het maken van een planning of het prioriteren van alles acties.
Door gebruik te maken van een planning of tijdschema kan ik zo optimaal mogelijk focussen op het behalen van mijn doelstellingen en weet ik op elk moment van het kwartaal of ik me bezig houd met taken die bijdragen aan mijn doel. Op deze manier wordt het eenvoudiger om belangrijke van minder belangrijke taken scheiden en te focussen op taken die zorgen voor het verbeteren van het bedrijfsresultaat.
Stap 4: Evalueer regelmatig
Terwijl ik elk kwartaal een uitgebreide analyse opstel, raad ik iedereen aan om elke maand je cijfers en prestaties te meten en te evalueren. Hierdoor kun je bijtijds bijsturen en je plan aanpassen indien de prestatie tegenvalt of er nieuwe ontwikkelingen zijn. Om een kwalitatief goede vergelijking met eerdere kwartalen te kunnen maken, gebruik ik elke maanden hetzelfde evaluatiedocument voor mijn financiële cijfers, Social Media statistieken en andere marketingtools.
Ben je benieuwd naar het document? Ik leg je graag uit hoe je met dit document zelf aan de slag kunt gaan.
Conclusie
Een kwartaalanalyse is cruciaal voor elke ondernemer! Of je nu een dienst aanbiedt of fysieke producten (in je webshop) verkoopt. Een gedegen analyse geeft inzicht in de prestaties van je bedrijf, helpt je om kansen te identificeren, laat je zien waar geld, tijd en energie wegvloeit en stelt je in staat om tijdig je strategie bij te sturen en je doelen te bereiken. Door elk kwartaal een analyse uit te voeren, kun je de groei en winstgevendheid van je bedrijf binnen een aantal maanden maximaliseren daar je zicht op je cijfers hebt en weet wat er wel of niet werkt.
Wil je meer weten over het opstellen van een kwartaalanalyse of het interpreteren van de prestatie in het afgelopen kwartaal? Of wil je op grond van de analyse je strategie voor de komende maanden aanpassen? Plan dan hier Business Leadership/ Strategiesessie in.